Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Scholz Hausverwaltung GmbH
Kornmarkt 6
60311 Frankfurt am Main

Handelsregister: HRB 137210
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt am Main
Sitz: Frankfurt am Main

Vertreten durch den Geschäftsführer:
Christopher Julian Scholz

Telefon: +49 69 870038670
E-Mail: info@scholzhv.de

2. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

• E-Mail: datenschutz@scholzhv.de
• Telefon: +49 69 870038670

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unsere Leistungen als Hausverwaltung sowie ggf. Maklertätigkeiten zu erbringen und unsere Webseite zu betreiben. Dazu gehören insbesondere:

• Mietverwaltung und WEG-Verwaltung
  • Begründung, Durchführung und Beendigung von Mietverhältnissen
  • Abrechnung von Betriebskosten
  • Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
  • Durchführung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen
  • Wahrung berechtigter Interessen der Eigentümergemeinschaft/des Eigentümers
• Maklertätigkeiten (Vermietung)
  • Vermittlung von Mietobjekten (z. B. Wohnungsbesichtigungen, Bewerbungsverfahren)
  • Prüfung der Bonität von (potenziellen) Mietern
  • Einholen relevanter Unterlagen (z. B. Personalausweis, Einkommensnachweise, Bürgschaften)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
  • z. B. Aufbewahrungs- und Meldepflichten, steuerliche Vorgaben
• Betrieb unserer Webseite
  • Aufruf und Bereitstellung der Inhalte
  • Auswertung technischer Daten (Server-Logfiles)
• Kommunikation und Beantwortung von Anfragen (telefonisch, per E-Mail, per Post oder über unsere Webseite bzw. externe Formulare)

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Verwaltung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie uns freiwillig zusätzliche Daten bereitstellen oder bestimmte Verarbeitungen (z. B. Newsletter) ausdrücklich erlauben

4. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Vertragsverhältnis und Vorgang verarbeiten wir insbesondere:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Geburtsdatum (falls relevant)
• Vertragsdaten: Mietverträge, WEG-Unterlagen, Protokolle von Eigentümerversammlungen
• Abrechnungsdaten: Bankverbindung, Verbrauchsdaten, Zahlungsinformationen
• Kommunikationsdaten: Schriftwechsel, E-Mails, Telefonnotizen
• Bonitätsdaten: SCHUFA- oder andere Auskunftei-Informationen, sofern erforderlich
• Identifikationsdokumente: Kopie des Personalausweises/Reisepasses (sofern rechtlich zulässig und für Maklertätigkeiten oder Mietverträge erforderlich)
• Einkommensnachweise: Gehaltsbescheinigungen, Bürgschaften o. Ä. zur Bonitätsprüfung oder zur Sicherstellung vertraglicher Verpflichtungen
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nur in Ausnahmefällen verarbeitet, z. B. bei barrierefreien Umbaumaßnahmen (Gesundheitsdaten), und nur, wenn hierfür eine ausdrückliche Einwilligung oder eine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt.

5. Empfänger und Weitergabe von Daten

Ihre Daten können an Dritte übermittelt werden, sofern dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Empfängerkategorien sind insbesondere:

• Eigentümer bzw. Eigentümergemeinschaften
• Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen (Hausmeisterdienste, Instandhalter etc.)
• Abrechnungsunternehmen (z. B. für Heizkosten)
• Steuerberater, Rechtsanwälte, Gerichte
• Banken und Zahlungsdienstleister
• IT-Dienstleister und Cloud-Plattformen (z. B. Microsoft, Casavi, Impower, d.velop, Placetel)
• Kreditauskunfteien (z. B. SCHUFA, Creditreform) zur Bonitätsprüfung
• Behörden und öffentliche Stellen (z. B. Finanzämter, Einwohnermeldeämter), sofern gesetzlich vorgeschrieben

Eine Übermittlung in Drittstaaten findet grundsätzlich nicht statt. Sollte eine Übermittlung beispielsweise durch die Nutzung von Cloud-Diensten erfolgen, stellen wir mit geeigneten Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht.

6. Webseitenspezifische Datenverarbeitung

6.1. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Webseite https://scholzhv.de werden automatisch Server-Logfiles erfasst. Diese enthalten in der Regel:

• IP-Adresse (soweit möglich anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (Seite, von der aus der Zugriff erfolgte)

verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem

Diese Daten werden benötigt, um den sicheren und störungsfreien Betrieb der Webseite zu gewährleisten und beruhen auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nur für kurze Zeit gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

6.2. Cookies

Wir setzen keine Cookies auf unserer Webseite ein, weder technische noch Analysecookies. Daher erfolgt keine Cookie-Banner-Abfrage.

6.3. Keine Einbindung externer Dienste

Wir binden auf unserer Webseite keine externen Dienste wie Tracking-Tools, Social Plug-ins oder Kartendienste ein, die Daten an Dritte weiterleiten könnten.

6.4. Externer Link zu Microsoft Forms

Gelegentlich verlinken wir auf ein externe Formulare, das sich auf einer Microsoft 365-Seite öffnet. Bitte beachten Sie:

• Keine automatische Datenübertragung: Erst wenn Sie aktiv auf den Link klicken, verlassen Sie unsere Webseite und werden auf die Microsoft-365-Formularseite weitergeleitet.
• Zweck: Das Formular wird genutzt, um bestimmte Anfragen oder Bewerbungen zu bearbeiten. Die erhobenen Daten werden ausschließlich von uns (der Scholz Hausverwaltung GmbH) eingesehen und nach unseren internen Datenschutzgrundsätzen verarbeitet.
• Hosting: Technisch liegt das Formular auf den Servern von Microsoft. Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Die Verarbeitung Ihrer Formulardaten erfolgt je nach Kontext auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (z. B. vorvertragliche Anfrage) oder lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Abwicklung).

7. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, oder wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Danach werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine weitergehenden Aufbewahrungsfristen bestehen.

• Mietvertragsbezogene Daten: i. d. R. bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (3 Jahre) nach Beendigung des Mietverhältnisses; steuerlich relevante Unterlagen bis zu 10 Jahre.
• WEG-Unterlagen: Für die Dauer der Bewirtschaftung und ggf. darüber hinaus zur Absicherung von Ansprüchen.
• Maklerunterlagen (Interessenten): Nach Abschluss des Vermittlungsauftrags bzw. Ablehnung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist oder Einwilligung besteht.
• Server-Logfiles: In der Regel nach einigen Tagen oder Wochen automatisierte Löschung

8. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören z. B. Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselungsverfahren und regelmäßige Sicherheitsaudits.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt. Soweit Bonitätsauskünfte eingeholt werden, erfolgt dies zur Abwägung unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. zur Vorbereitung eines Mietverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), jedoch stets mit einer menschlichen Bewertung.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten zu fordern (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO), sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage dem entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO), wenn diese auf unserem berechtigten Interesse beruht
• Eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für uns ist in der Regel:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Website: https://datenschutz.hessen.de

11. Angaben gemäß § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG)

• Erlaubnis nach § 34c GewO erteilt durch:
  Stadt Frankfurt – Ordnungsamt, Gewerbeangelegenheiten

12. Aktualität und Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, z. B. wenn wir neue Dienstleistungen oder Verfahren einführen oder sich die rechtliche Lage ändert. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Webseite https://scholzhv.de/datenschutz oder können Sie bei uns anfordern.